Was ist DATEV und wie funktioniert das System?
DATEV eG ist eine eingetragene Genossenschaft der steuerberatenden Berufe. Das bedeutet: Sie koennen DATEV-Software nicht einfach kaufen oder abonnieren. Die Software wird ausschliesslich ueber DATEV-Mitglieder vertrieben, also ueber Steuerberater, Wirtschaftspruefer und Rechtsanwaelte. Ueber 40.000 Kanzleien in Deutschland sind DATEV-Mitglieder.
Fuer Unternehmen ist vor allem DATEV Unternehmen online relevant. Diese Cloud-Plattform bildet die Bruecke zwischen Ihrem Unternehmen und der Kanzlei Ihres Steuerberaters. Sie laden dort Belege hoch, verwalten Zahlungen und koennen betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) einsehen. Die eigentliche Buchhaltung erledigt Ihr Steuerberater mit DATEV-Kanzleisoftware.
Was unterscheidet DATEV von Selbstbucher-Software?
Bei Loesungen wie Lexware Office oder sevDesk buchen Sie selbst und exportieren die Daten an den Steuerberater. Bei DATEV ist es umgekehrt: Sie liefern die Belege, Ihr Steuerberater bucht. Das hat Vorteile (weniger Fehler, professionelle Buchfuehrung), aber auch Nachteile (hoehere Kosten, Abhaengigkeit vom Steuerberater).
DATEV Produkte und Kosten im Ueberblick
DATEV bietet ueber 200 Softwareprodukte. Fuer Unternehmen sind drei Produkte besonders relevant. Die Preise sind teilweise nicht oeffentlich, weil DATEV ueber Steuerberater abrechnet. Wo verfuegbar, nennen wir die bekannten Kosten.
DATEV Unternehmen online
Die Plattform fuer den Belegaustausch mit dem Steuerberater.
| Posten | Kosten | Hinweis |
|---|---|---|
| Grundgebuehr | 10,50 EUR/Monat | Inkl. 10 Benutzer |
| Zusaetzliche Benutzer | 2,00 EUR/Monat | Pro Benutzer |
| Speicher (0,5-10,5 GB) | 2,50 EUR/Monat | Pro 0,5 GB |
| Speicher (10,5-20 GB) | 2,00 EUR/Monat | Pro 0,5 GB |
| Speicher (ueber 20 GB) | 1,00 EUR/Monat | Pro 0,5 GB |
Quelle: Qonto-Blog, Stand Maerz 2026. DATEV veroeffentlicht diese Preise nicht direkt. Die tatsaechlichen Kosten koennen je nach Vereinbarung mit Ihrem Steuerberater abweichen.
DATEV Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen
Die Vollversion fuer Unternehmen, die Buchhaltung und Rechnungsstellung intern abwickeln wollen. Deutlich teurer als Unternehmen online.
| Variante (Cloud) | Ab-Preis (netto) |
|---|---|
| 1 Benutzer | 256 EUR/Monat |
| 2 gleichzeitige Benutzer | 363 EUR/Monat |
| 3 gleichzeitige Benutzer | 448 EUR/Monat |
| Einrichtung (einmalig) | ab 1.450 EUR |
Quelle: datev.de, Stand Maerz 2026. Alle Preise zzgl. USt. 30-Tage-Testversion verfuegbar.
DATEV Lohn und Gehalt
Lohnabrechnung in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder eigenstaendig.
| Posten | Kosten (netto) |
|---|---|
| Comfort-Variante (Einsteiger) | ab 25,40 EUR/Monat pro User |
| Schulung (8 Tage Grundkurs + Software) | ca. 1.880 EUR pro Person |
| Einrichtung (einmalig) | ab 1.450 EUR |
Quelle: datev.de, Stand Maerz 2026. Vollversion: individuelle Preisberechnung nach kostenloser Erstberatung. DATEV bietet keine Testversion fuer Lohnsoftware an.
Funktionen von DATEV Unternehmen online
Digitaler Belegaustausch
Das Kernfeature: Sie fotografieren oder scannen Ihre Belege und laden sie in DATEV Unternehmen online hoch. Ihr Steuerberater sieht die Belege sofort in seiner Kanzleisoftware und kann sie verbuchen. Den Upload erledigen Sie per Browser, per Drag-and-Drop oder mit der kostenlosen App DATEV Upload mobil (iOS und Android, 4,7/5 im App Store bei ueber 50.000 Bewertungen).
Banking und Zahlungsverkehr
In DATEV Unternehmen online verwalten Sie Ihre Bankverbindungen, erstellen Ueberweisungen und rufen Kontoauszuege ab. Die Zahlungsdaten werden automatisch mit Ihrem Steuerberater synchronisiert. So hat die Kanzlei immer den aktuellen Stand Ihrer Bankbewegungen.
Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
Sobald Ihr Steuerberater die Buchhaltung erledigt hat, sehen Sie die Ergebnisse direkt in DATEV Unternehmen online. Dazu gehoeren die BWA, Summen- und Saldenlisten sowie offene Posten. Das spart den Versand von PDF-Dateien und sorgt dafuer, dass Sie immer auf dem aktuellen Stand sind.
Kassenbuch
Fuer Unternehmen mit Bareinnahmen (Einzelhandel, Gastronomie) bietet DATEV ein integriertes Kassenbuch. Ergaenzend dazu gibt es DATEV Kassenarchiv online (7,50 EUR/Monat) fuer die GoBD-konforme Archivierung von Kassendaten ueber zehn Jahre.
Rechnungsstellung
Rechnungen schreiben ist in DATEV Unternehmen online als Zusatzfunktion moeglich. Die volle Rechnungsstellung mit Angeboten, Lieferscheinen und Mahnwesen bietet DATEV Mittelstand Faktura (ab 256 EUR/Monat). Fuer einfachere Anforderungen sind sevDesk oder Lexware Office deutlich guenstiger.
E-Rechnungspflicht und DATEV SmartTransfer
Seit dem 1. Januar 2025 muessen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen koennen. Ab 2027 bzw. 2028 wird auch der Versand zur Pflicht. DATEV bietet dafuer SmartTransfer an.
E-Rechnungspflicht Timeline (Wachstumschancengesetz)
| Merkmal | Phase | Zeitraum | Pflicht |
|---|---|---|---|
| Empfang | Phase 1 | Ab 01.01.2025 | Alle Unternehmen muessen E-Rechnungen empfangen koennen |
| Versand (grosse Unternehmen) | Phase 2 | Ab 01.01.2027 | Versandpflicht fuer Unternehmen mit Vorjahresumsatz ueber 800.000 EUR |
| Versand (alle) | Phase 3 | Ab 01.01.2028 | Versandpflicht fuer alle Unternehmen (Ausnahme: Kleinunternehmer nach Paragraph 19 UStG) |
Quelle: BMF FAQ zur E-Rechnung, datev.de. Anerkannte Formate: XRechnung, ZUGFeRD 2.x (EN 16931).
Was ist DATEV SmartTransfer?
SmartTransfer ist ein Cloud-Portal fuer den Versand und Empfang von Geschaeftsdokumenten. Es konvertiert Ihre Rechnungen automatisch in das Format, das der Empfaenger benoetigt: XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, EDIFACT oder PDF. SmartTransfer ist an das TRAFFIQX-Netzwerk angeschlossen, eines der groessten Rechnungsaustausch-Netzwerke in Deutschland.
| SmartTransfer Kosten | Preis (zzgl. USt.) |
|---|---|
| Grundgebuehr | 50,00 EUR/Monat |
| Elektronischer Versand | 0,30 EUR/Beleg |
| Empfang (PDF, ZUGFeRD Basic) | Kostenlos |
| Empfang (andere Formate) | 0,30 EUR/Beleg |
| Postversand (Brief, 1. Seite) | 0,65 EUR/Seite |
Quelle: DATEV SmartTransfer Preisliste (PDF), Stand Maerz 2026.
Vorteile und Nachteile
| Merkmal | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Steuerberater | Professionelle Buchfuehrung durch Fachkraft | Ohne Steuerberater nicht nutzbar |
| Zuverlaessigkeit | Industriestandard, ueber 40.000 Kanzleien nutzen DATEV | Oberflaeche wirkt veraltet (haeufige Nutzerkritik) |
| Compliance | GoBD-konform, revisionssichere Archivierung | Steile Lernkurve, Schulung empfohlen |
| E-Rechnung | SmartTransfer: XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, 400+ Formate | SmartTransfer kostet 50 EUR/Monat extra |
| Kosten | Unternehmen online ab 10,50 EUR/Monat (guenstig) | Mittelstand Faktura ab 256 EUR/Monat (teuer) |
| Lohnabrechnung | Vollstaendige Lohnbuchhaltung moeglich (ab 25,40 EUR/M.) | Schulungskosten ca. 1.880 EUR pro Person |
DATEV vs. Selbstbucher-Alternativen
Wer seine Buchhaltung selbst erledigen moechte, braucht kein DATEV. Es gibt mehrere Alternativen, die DATEV-Export fuer die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater anbieten. Hier ein Vergleich:
| Merkmal | Merkmal | DATEV Untern. online | Lexware Office | sevDesk | BuchhaltungsButler |
|---|---|---|---|---|---|
| Selbstbucher-Modus | |||||
| Steuerberater noetig | Ja (Pflicht) | Nein (optional) | Nein (optional) | Nein (optional) | |
| DATEV-Export | Nativ | Ja (alle Tarife) | Ja (vorkonfiguriert) | Ja (vollstaendig) | |
| EUeR | Ueber Steuerberater | Ab L-Tarif (21,90 EUR) | Ab Buchhaltung (22,90 EUR) | In allen Tarifen | |
| Einstiegspreis | 10,50 EUR/M. | 11,90 EUR/M. | 0 EUR (Free) | 24,95 EUR/M. | |
| E-Rechnung (XRechnung) | SmartTransfer (50 EUR/M.) | Inklusive | Inklusive | Inklusive | |
| Lohnabrechnung | Ja (ab 25,40 EUR/M.) | Add-on (ab 12,90 EUR) | Nein | Nein | |
| Mobile App | Upload mobil (4,7/5) | Ja (4,7/5) | Ja (iOS/Android) | Nein | |
| Zielgruppe | KMU mit Steuerberater | Selbstbucher, KMU | Selbstbucher, Freelancer | Fortgeschrittene Selbstbucher |
Preise: Lexware Office und sevDesk Stand Maerz 2026. Siehe Buchhaltungssoftware Kosten fuer den vollstaendigen Preisvergleich.
DATEV Steuerberater-Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist der Hauptgrund, DATEV zu nutzen. So laeuft der Prozess ab:
- Belege hochladen: Sie scannen oder fotografieren Ihre Belege und laden sie in DATEV Unternehmen online hoch. Die App Upload mobil macht das besonders einfach.
- Steuerberater bucht: Ihr Steuerberater sieht die Belege automatisch in seiner DATEV-Kanzleisoftware (Rechnungswesen) und verbucht sie.
- Auswertungen einsehen: Nach der Verbuchung sehen Sie die Ergebnisse in Unternehmen online: BWA, Summen- und Saldenlisten, offene Posten.
- Steuererklarungen: Ihr Steuerberater erstellt die Steuererklarungen (USt-VA, Jahresabschluss) direkt aus den DATEV-Daten und uebermittelt sie per ELSTER.
Wer lieber selbst bucht und die Daten an den Steuerberater exportiert, findet passende Software mit DATEV-Schnittstelle.
Fuer wen eignet sich DATEV?
Für wen ist DATEV Unternehmen online geeignet?
Geeignet für
- Companies with intensive tax advisor collaboration
- SMEs with complex accounting requirements (double-entry bookkeeping)
- Businesses handling payroll through the tax advisor
- Companies with high document volume and archiving obligations
- Industries with strict compliance requirements (construction, healthcare, gastronomy)
Weniger geeignet für
- Self-bookers without a tax advisor
- Beginners looking for simple accounting software
- Solo freelancers with few documents per month
- Companies that want to book independently of a tax advisor
- Startups with limited budget (Mittelstand Faktura from EUR 256/month)
Nutzerbewertungen und Erfahrungen
Die Bewertungen fuer DATEV fallen unterschiedlich aus, je nach Plattform:
| Plattform | Bewertung | Anzahl | Schwerpunkt der Kritik |
|---|---|---|---|
| OMKB | 4,4/5 | 20 | Funktionsumfang, Zuverlaessigkeit |
| App Store | 4,7/5 | 50.297 | Upload mobil App, Beleg-Scan |
| G2 | 3,3/5 | 14 | Veraltete UI, hohe Kosten |
| Trustpilot | 1,4/5 | 117 | Login-Probleme, Support-Erreichbarkeit |
Die grosse Diskrepanz erklaert sich durch die unterschiedlichen Nutzergruppen. Auf OMKB bewerten ueberwiegend Steuerberater und erfahrene Buchhalter, die den Funktionsumfang schaetzen. Auf Trustpilot melden sich vor allem Endnutzer, die nach einer Sicherheitsumstellung Probleme mit dem Login hatten.
Datensicherheit und Compliance
DATEV betreibt eigene Rechenzentren in Deutschland mit ISO-27001-Zertifizierung. Alle Daten werden verschluesselt gespeichert und uebertragen. Der Zugang erfolgt ueber SmartCard, mIDentity-Stick oder SmartLogin (Zwei-Faktor-Authentifizierung).
Fuer Unternehmen, die mit sensiblen Daten arbeiten, ist Datensicherheit ein zentrales Thema. Eine Cyberversicherung fuer KMU schuetzt zusaetzlich vor den finanziellen Folgen von Cyberangriffen, auch wenn Sie bereits mit DATEV arbeiten. Freiberufler und Berater sollten ausserdem eine Berufshaftpflichtversicherung pruefen, um Haftungsrisiken bei der Datenverarbeitung abzusichern.
Fazit: Lohnt sich DATEV Unternehmen online?
Unsere Einschaetzung:
DATEV Unternehmen online ist die richtige Wahl, wenn Ihr Steuerberater mit DATEV arbeitet und Sie Wert auf professionelle Buchfuehrung legen. Die Grundgebuehr von 10,50 EUR/Monat ist fair. Die Gesamtkosten (inkl. Steuerberaterhonorar) liegen aber hoeher als bei Selbstbucher-Loesungen.
- Sie haben einen DATEV-Steuerberater? Dann ist Unternehmen online die logische Wahl fuer den Belegaustausch.
- Sie wollen selbst buchen? Dann schauen Sie sich Lexware Office (ab 11,90 EUR/M.) oder sevDesk (ab 0 EUR) an. Beide bieten DATEV-Export.
- Sie brauchen Lohnabrechnung? DATEV Lohn ist umfangreich (ab 25,40 EUR/M.), erfordert aber Schulung. Pruefen Sie, ob Ihr Steuerberater die Lohnabrechnung uebernimmt.
- Sie brauchen E-Rechnungen? DATEV SmartTransfer (50 EUR/M.) ist leistungsfaehig, aber teurer als die E-Rechnungsfunktionen in sevDesk oder Lexware Office (inklusive).
DATEV Unternehmen online is a cloud platform for digital document exchange between companies and tax advisors. You can upload documents, manage payments, and view business analyses. Use requires a DATEV member tax advisor.
No. DATEV is organized as a cooperative and sells software exclusively to members (tax advisors, auditors, lawyers). Without a tax advisor, you cannot use DATEV. Alternatives like Lexware Office or sevDesk offer DATEV export for data transfer to your tax advisor.
The base fee for companies is EUR 10.50/month (incl. 10 users). Additional users cost EUR 2.00/month. Storage fees start at EUR 2.50 per 0.5 GB. Total costs depend on document volume and agreement with your tax advisor.
DATEV SmartTransfer costs EUR 50 base fee per month. Additionally, EUR 0.30 per sent document. Receiving PDF and ZUGFeRD Basic documents is free. SmartTransfer supports XRechnung, ZUGFeRD, Peppol, and over 400 other formats.
DATEV is designed for professional collaboration with a tax advisor. The bookkeeping is done by the tax advisor, you provide the documents. Lexware Office is a self-booker solution: you do the bookkeeping yourself and export the data to the tax advisor. DATEV is suitable for complex requirements, Lexware Office for beginners.
Yes. DATEV offers an online test center with 119 days of free access. The test environment runs in the browser with sample data, no installation required. For DATEV Mittelstand Faktura, there is a separate 30-day trial version.
Yes. Through DATEV SmartTransfer, companies can send and receive e-invoices in XRechnung, ZUGFeRD 2.x, and Peppol formats. Documents can be forwarded directly to DATEV Unternehmen online and archived in GoBD-compliant manner.
Yes. The "DATEV Upload mobil" app is free for iOS and Android. You photograph documents with your smartphone and upload them directly to DATEV Unternehmen online. In the App Store, the app has a rating of 4.7/5 with over 50,000 reviews.