Was diesen Vergleich anders macht
Die meisten Vergleichsseiten listen Anbieter nach Monatspreis. Das traegt fuer Freiberufler aber wenig zur Entscheidung bei, denn unter dem Einstiegspreis fehlt oft die wichtigste Funktion. Wir zeigen die EUeR-Verfuegbarkeit pro Tarif einzeln und verbinden den Software-Vergleich mit den Versicherungs-Themen, die Solo-Selbststaendige sonst alleine recherchieren muessen: eine Cyberversicherung fuer Freiberufler sichert die Belegdaten in der Cloud ab, eine Berufshaftpflicht fuer Freiberufler greift, wenn aus einem Rechen- oder Beratungsfehler ein Schaden beim Kunden entsteht.
Warum Freiberufler andere Software brauchen als Unternehmen
Freiberufler nach §18 EStG, darunter Berater, Designer, Aerzte, Architekten, Journalisten und aehnliche Berufsgruppen, sind nicht bilanzierungspflichtig. Statt einer doppelten Buchfuehrung reicht die Einnahmen-Ueberschuss-Rechnung (EUeR). Das ist eine Gegenueberstellung von Einnahmen und Ausgaben am Jahresende.
Trotzdem muessen auch Freiberufler die GoBD-Anforderungen erfuellen: Belege revisionssicher archivieren, Geschaeftsvorgaenge nachvollziehbar dokumentieren und seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen koennen. Eine Cloud-Buchhaltungssoftware nimmt einen Grossteil dieser Pflichten ab. Eine Tabellenkalkulation reicht nur noch in Ausnahmefaellen, etwa bei Kleinunternehmern mit sehr wenigen Belegen.
Typische Anforderungen
- Rechnungen mit allen Pflichtangaben schreiben (auch als E-Rechnung)
- Belege digital erfassen und archivieren
- EUeR automatisch erstellen
- Umsatzsteuervoranmeldung via ELSTER
- Bankkonten anbinden fuer automatischen Zahlungsabgleich
- DATEV-Export fuer die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
5 Buchhaltungsprogramme fuer Freiberufler im Vergleich
Die folgende Tabelle zeigt die Funktionen der fuenf Cloud-Loesungen, die im deutschen Markt am haeufigsten fuer Solo-Freiberufler eingesetzt werden. Ein Hinweis vorab: der guenstigste Tarif eines Anbieters ist selten der richtige. Bei Lexware Office und sevDesk faengt die EUeR-Funktion erst in einem hoeheren Tarif an. Achten Sie auf die EUeR-Spalte in der Preistabelle weiter unten.
| Funktion | Lexware Office | sevDesk | Papierkram | FastBill | BuchhaltungsButler |
|---|---|---|---|---|---|
| Preis ab | 7,90 EUR/M. | 0 EUR/M. | 0 EUR/M. | 9,00 EUR/M. | 24,95 EUR/M. |
| Zielgruppe | Einsteiger | Alle Groessen | Sparfuechse | Digital Natives | Vielbucher |
| GoBD-konform | |||||
| DATEV-Export | |||||
| Bankanbindung | |||||
| Rechnungen | |||||
| Ausgaben | |||||
| Auswertungen | |||||
| Mehrbenutzer | |||||
| Mobile App | |||||
| API-Zugang | |||||
| Bewertung | 4.5 | 4.3 | 4.2 | 4.1 | 4.4 |
| Details | Details | Details | Details | Details |
Preise und Tarife im Detail — wo ist die EUeR enthalten?
Die folgende Tabelle ist der Kern dieser Seite. Viele Freiberufler entscheiden sich fuer den guenstigsten Tarif und stellen erst spaeter fest, dass die EUeR dort fehlt. Bei Lexware Office brauchen Sie mindestens den L-Tarif fuer 21,90 EUR pro Monat, bei sevDesk den Buchhaltung-Tarif ab 19,90 EUR. Bei Papierkram genuegt der S-Tarif fuer 9,90 EUR pro Monat. Alle Preise netto, Stichtag 18. Mai 2026.
| Anbieter / Tarif | Preis/Monat (netto) | EUeR | E-Rechnung | Quelle |
|---|---|---|---|---|
| Papierkram Free | 0 EUR | Nein | Ja | papierkram.de |
| Papierkram S | 9,90 EUR | Ja | Ja | papierkram.de |
| Lexware Office S | 7,90 EUR | Nein | Ja | taxandbytes.de |
| Lexware Office M | 12,90 EUR | Nein | Ja | taxandbytes.de |
| Lexware Office L | 21,90 EUR | Ja | Ja | taxandbytes.de |
| sevDesk Free | 0 EUR | Nein | Ja | sevdesk.de |
| sevDesk Rechnung | 8,90-11,90 EUR | Nein | Ja | sevdesk.de |
| sevDesk Buchhaltung | 19,90-25,90 EUR | Ja | Ja | sevdesk.de |
| FastBill Solo | 9,00 EUR | Nur DATEV | Ja | fastbill.com |
| BuchhaltungsButler | 24,95 EUR | Ja | Ja | buchhaltungsbutler.de |
Alle Preise netto pro Monat. sevDesk-Preise variieren je nach Vertragslaufzeit (8,90 EUR bei 24 Monaten, 11,90 EUR bei monatlicher Kuendigung). Stand: Maerz 2026.
Welche Software fuer welchen Freiberufler?
Die Antwort haengt weniger von Ihrer Branche ab als von zwei Fragen: Wie viele Belege haben Sie pro Monat? Und arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen?
| Situation | Empfehlung | Begruendung |
|---|---|---|
| Wenige Belege, kein Steuerberater | Papierkram S (9,90 EUR) | Guenstigster Tarif mit vollstaendiger EUeR |
| Einsteiger, moechte testen | sevDesk Free oder Papierkram Free | Kostenloser Start, spaeter upgraden wenn noetig |
| Mittleres Belegaufkommen, Steuerberater | Lexware Office L (21,90 EUR) | EUeR plus DATEV-Export, intuitive Bedienung |
| Viele Belege, Automatisierung gewuenscht | BuchhaltungsButler (24,95 EUR) | Starke automatische Belegverarbeitung |
| Mobil unterwegs, digitaler Nomade | FastBill Solo (9,00 EUR) | Gute mobile App, EUeR nur via DATEV-Export |
Buchhaltungssoftware nach Berufsgruppe — wer braucht was?
Eine Software passt selten zu jedem Freiberufler-Beruf. Heilberufe arbeiten mit Privatabrechnung und Kassenliquidation, IT-Freelancer mit Stundensatz und Projekt-Bookings, Designer mit Pauschalrechnungen und Vorschuss-Logik. Die folgenden Empfehlungen beruhen auf den oeffentlich verfuegbaren Funktionslisten der Anbieter, Stand 18. Mai 2026.
| Berufsgruppe | Typische Anforderung | Software-Hinweis |
|---|---|---|
| Aerztinnen, Aerzte, Heilpraktiker | Privatabrechnung, GOAe-Ziffern, getrennte Kassenkonten | Lexware Office L mit angepassten Konten oder DATEV mit Heilberufe-Branchenpaket |
| Anwaeltinnen und Anwaelte, Steuerberater | RVG-konforme Rechnung, Treuhandkonten, lange Aufbewahrung | DATEV oder BuchhaltungsButler mit Steuerberater-Anbindung; Lexware Office L als Solo-Alternative |
| IT-Freelancer, Berater | Stundensatz, Projekte, Zeiterfassung, mehrere Auftraggeber pro Monat | Papierkram S oder FastBill Solo, sevDesk Buchhaltung bei groesserem Volumen |
| Designer, Texter, Journalisten | Pauschalrechnung, Honorar mit Lizenzanteil, oft kleine Belegmenge | Papierkram S oder Lexware Office S (Rechnung ohne EUeR), spaeter Upgrade auf L |
| Architekten, Ingenieure | HOAI-Phasen, Teilrechnung, Subunternehmer-Verwaltung | Lexware Office L oder BuchhaltungsButler; reine EUeR-Tools reichen ab mittlerem Honoraraufkommen nicht |
| Coaches, Trainer, Therapeuten | Online- und Praesenz-Buchungen, Umsatzsteuer-Befreiung bei Heilberufen pruefen | Papierkram S oder sevDesk Rechnung; bei Heilpraktiker-Status §4 Nr. 14 UStG beachten |
Hinweis: Die Berufsgruppen-Spalte ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Welche Konten- und Steuerkategorien fuer Ihren konkreten Fall passen, klaert eine Steuerberatung auf Basis Ihrer Berufsordnung.
EUeR: So funktioniert die Einnahmen-Ueberschuss-Rechnung
Bei der EUeR werden Einnahmen und Ausgaben nach dem Zufluss-/Abflussprinzip erfasst: Eine Zahlung zaehlt in dem Moment, in dem sie auf Ihrem Konto eingeht oder abgeht. Am Jahresende ergibt die Differenz Ihren Gewinn, den Sie in der Anlage EUeR Ihrer Steuererklaerung angeben.
In der Praxis brauchen Sie trotzdem eine ordentliche Belegverwaltung. Jede Betriebsausgabe muss dokumentiert sein. Die Software uebernimmt die Zuordnung zu den richtigen Kategorien und erstellt am Jahresende die Anlage EUeR automatisch.
EUeR mit Software erstellen — der Workflow in fuenf Schritten
Die meisten Vergleichsseiten erklaeren, was eine EUeR ist. Wie sie in der Software tatsaechlich entsteht, bleibt oft offen. Die folgenden Schritte beschreiben den typischen Jahresprozess, gueltig fuer Papierkram, Lexware Office L, sevDesk Buchhaltung und BuchhaltungsButler. Die Bezeichnungen unterscheiden sich, die Logik ist identisch.
- Konten einrichten. Beim Start legt die Software automatisch einen Standardkontenrahmen an, in der Regel SKR03 oder SKR04. Pruefen Sie, ob Sonderkonten fuer Ihre Berufsgruppe noetig sind, etwa "Auslagen Mandant" fuer Anwaelte oder "Privatabrechnung" fuer Aerzte.
- Bankkonto verbinden. Ueber die DK-API (Deutsche Kreditwirtschaft) holt die Software taeglich Kontoumsaetze. Das spart spaeter die meiste manuelle Arbeit, weil Belege automatisch zu Buchungen zugeordnet werden koennen.
- Belege erfassen. Eingangsrechnungen werden fotografiert oder per E-Mail an die Software-eigene Adresse weitergeleitet. Die KI-Belegerkennung liest Betrag, Steuersatz und Lieferant aus und schlaegt das passende Konto vor. Sie pruefen die Vorschlaege und bestaetigen.
- Ausgangsrechnungen schreiben. Rechnungen mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG erstellt die Software per Knopfdruck. Seit 2025 lassen sich diese als E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format versenden. Empfaenger sind ueber die Pflicht zum Empfang seit Januar 2025 abgesichert.
- EUeR und Umsatzsteuervoranmeldung uebertragen. Quartalsweise erstellt die Software die UStVA und uebermittelt sie ueber ELSTER an das Finanzamt. Zum Jahresende erzeugt sie die Anlage EUeR mit allen Einnahmen- und Ausgaben-Kategorien, die der amtlichen Anlage entsprechen.
Die ersten zwei Schritte dauern beim Erststart etwa eine Stunde. Danach laeuft die Buchhaltung im Routinemodus, einmal pro Woche oder pro Monat. Wer einen Steuerberater hat, exportiert am Quartalsende einen DATEV-Datensatz und ueberlaesst die Pruefung der Kanzlei.
E-Rechnungspflicht: Was Freiberufler wissen muessen
Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland neue Regeln fuer elektronische Rechnungen. Was das konkret fuer Sie als Freiberufler bedeutet:
| Merkmal | Pflicht | Status |
|---|---|---|
| E-Rechnungen empfangen (seit 01.01.2025) | Ja, fuer alle Freiberufler | |
| Papier-/PDF-Rechnungen versenden (bis 31.12.2026) | Noch erlaubt | |
| Verlaengerte Frist bei unter 800.000 EUR Umsatz | Bis 31.12.2027 | |
| Volle Sendepflicht (ausser Kleinunternehmer) | Ab 01.01.2028 | |
| Kleinunternehmer: Sendepflicht | Dauerhaft befreit |
Quellen: BMF FAQ zur E-Rechnungspflicht, haufe.de (Stand: Maerz 2026)
Alle fuenf verglichenen Programme unterstuetzen E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre aktuelle Software das kann, lesen Sie unseren Leitfaden zur digitalen Buchhaltung.
Kleinunternehmerregelung: Die neuen Grenzen seit 2025
Viele Freiberufler nutzen die Kleinunternehmerregelung nach Paragraf 19 UStG, um keine Umsatzsteuer ausweisen zu muessen. Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Grenzen:
- Vorjahresumsatz bis 25.000 EUR (vorher: 22.000 EUR)
- Laufendes Jahr bis 100.000 EUR (vorher: 50.000 EUR Prognose)
- Neu: EU-weite Kleinunternehmerregelung moeglich
Falls Sie Kleinunternehmer sind, achten Sie bei der Softwarewahl darauf, dass Rechnungen ohne Umsatzsteuer erstellt werden koennen und der Hinweis auf Paragraf 19 UStG automatisch eingefuegt wird. Das beherrschen alle hier verglichenen Programme.
Datensicherheit und Versicherungsschutz
Ihre Buchhaltungsdaten gehoeren zu den sensibelsten Informationen Ihres Unternehmens: Umsatzzahlen, Kundendaten, Bankverbindungen. Cloud-Software speichert diese Daten auf externen Servern, was bei einem Datenleck problematisch werden kann.
Zwei Versicherungen sind hier relevant: Eine Cyberversicherung fuer Freiberufler uebernimmt die Kosten bei Datenverlust, Hackerangriffen und Betriebsunterbrechungen. Eine Berufshaftpflicht fuer Freiberufler schuetzt Sie, wenn durch einen Fehler Ihrerseits ein Schaden bei Kunden entsteht, etwa durch verlorene Daten oder falsche Rechnungen.
Fuer wen eignet sich diese Software?
Für wen ist einfache Buchhaltungssoftware fuer Freiberufler geeignet?
Geeignet für
- Freiberufler nach Paragraf 18 EStG (Berater, Designer, Texter, Programmierer, Aerzte, Architekten)
- Selbststaendige ohne Angestellte oder mit wenigen Mitarbeitern
- Kleinunternehmer mit Umsatz bis 25.000 EUR/Jahr
- Freiberufler, die ihre Buchhaltung selbst erledigen
- Nebenberuflich Selbststaendige
Weniger geeignet für
- Freiberufler mit mehr als 5 Mitarbeitern (besser: KMU-Loesungen)
- Bilanzierungspflichtige Unternehmen (GmbH, UG)
- Wer die Buchhaltung komplett dem Steuerberater ueberlassen moechte
Falls Sie mit Mitarbeitern arbeiten oder wachsen, schauen Sie sich unseren Vergleich fuer KMU an. Dort finden Sie Loesungen mit Mehrbenutzer-Zugang und erweiterter Lohnbuchhaltung.
Haeufig gestellte Fragen
Fuer die meisten Freiberufler eignen sich Papierkram (ab 9,90 EUR/Monat mit EUeR), Lexware Office L (21,90 EUR/Monat) und sevDesk Buchhaltung (ab 19,90 EUR/Monat). Entscheidend ist, dass der gewaehlte Tarif die Einnahmen-Ueberschuss-Rechnung (EUeR) unterstuetzt. (Preise: Stand Maerz 2026, Quellen: Anbieter-Webseiten)
Tarife mit EUeR-Funktion beginnen bei 9,90 EUR/Monat (Papierkram S). Reine Rechnungsprogramme ohne EUeR gibt es bereits ab 7,90 EUR/Monat (Lexware Office S) oder kostenlos mit Einschraenkungen (sevDesk Free, Papierkram Free). Alle Preise netto, Stand Maerz 2026.
Ja. Die GoBD (Grundsaetze zur ordnungsmaessigen Fuehrung und Aufbewahrung von Buechern) gelten auch fuer Freiberufler. Alle in diesem Vergleich aufgefuehrten Programme sind GoBD-konform und archivieren Belege revisionssicher.
Freiberufler erstellen eine Einnahmen-Ueberschuss-Rechnung (EUeR), keine Bilanz. Die EUeR ist einfacher: Sie stellt Einnahmen den Ausgaben gegenueber. Die Bilanzpflicht betrifft Kaufleute und Kapitalgesellschaften, nicht Freiberufler nach Paragraf 18 EStG.
Ja, seit dem 1. Januar 2025 muessen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im strukturierten Format (ZUGFeRD, XRechnung) empfangen koennen. Das gilt auch fuer Freiberufler. Kleinunternehmer sind vom Versenden befreit, muessen aber empfangen koennen. (Quelle: BMF)
Das haengt vom Anbieter ab. Bei Lexware Office ist die EUeR erst ab dem L-Tarif (21,90 EUR/Monat) enthalten, nicht im S- oder M-Tarif. Bei Papierkram genuegt bereits der S-Tarif (9,90 EUR/Monat). Bei sevDesk brauchen Sie den Buchhaltung-Tarif (ab 19,90 EUR/Monat).
Seit dem 1. Januar 2025 liegt die Kleinunternehmergrenze bei 25.000 EUR Vorjahresumsatz (vorher: 22.000 EUR). Zusaetzlich gilt eine Obergrenze von 100.000 EUR im laufenden Jahr. Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit. (Quelle: IHK Stuttgart, taxfix.de)
Ja, die Kosten fuer Buchhaltungssoftware sind als Betriebsausgabe voll absetzbar. Das gilt sowohl fuer monatliche Abogebuehren als auch fuer einmalige Lizenzkosten. Die Ausgabe mindert Ihren Gewinn und damit Ihre Steuerlast.
Fazit
Als Freiberufler brauchen Sie keine komplizierte Software. Eine Cloud-Loesung mit Rechnungserstellung, Belegerfassung und EUeR-Auswertung reicht in den meisten Faellen. Die Kosten beginnen bei 9,90 EUR pro Monat fuer einen Tarif mit vollstaendiger EUeR (Papierkram S). Wer nur Rechnungen schreibt und keine EUeR-Funktion braucht, startet schon bei 7,90 EUR (Lexware Office S) oder kostenlos (sevDesk Free, Papierkram Free).
Die wichtigste Entscheidung ist nicht der Anbieter, sondern der richtige Tarif. Testen Sie zwei Loesungen parallel ueber die kostenlose Testphase bei Lexware Office und sevDesk, bevor Sie sich festlegen. Welche Bedienung Ihnen besser liegt, merken Sie nach zwei Stunden im Live-System.
Wer regelmaessig mit Kundendaten arbeitet, sollte zusaetzlich an die Restrisiken denken. Eine Cyberversicherung fuer Freiberufler greift bei Ransomware, Datenpannen oder Hackerangriffen auf das Buchhaltungssystem. Eine Berufshaftpflicht schuetzt, wenn aus einem Beratungs- oder Rechenfehler Schaeden beim Kunden entstehen.