Kostenlose Buchhaltungssoftware 2026

Drei kostenlose Tarife im direkten Vergleich

Auf dem deutschen Markt gibt es genau drei Cloud-Loesungen mit dauerhaft kostenlosen Tarifen fuer Selbststaendige und Freiberufler. Alles andere sind Testphasen, die nach 14 bis 30 Tagen enden. Die folgende Tabelle zeigt, was Sie in jedem Gratis-Tarif tatsaechlich bekommen.

Auf den ersten Blick wirken die drei Tarife aehnlich. In der Praxis unterscheiden sie sich deutlich. sevDesk Free setzt auf wenige Rechnungen mit vollem Funktionsumfang. Papierkram Free bietet Menge ohne Direktversand. SumUp richtet sich an Nutzer, die bereits im SumUp-Oekosystem arbeiten. Einen detaillierten Vergleich aller Bezahltarife finden Sie in unserem Buchhaltungssoftware-Vergleich 2026.

sevDesk Free: Wenig Rechnungen, saubere Umsetzung

sevDesk gehoert zu den bekanntesten Cloud-Buchhaltungsloesungen in Deutschland. Der kostenlose Tarif bietet 3 Rechnungen pro Monat, E-Rechnung inklusive und volle GoBD-Konformitaet. Keine Kreditkarte noetig, kein Ablaufdatum.

Das Interface ist identisch mit den Bezahltarifen. Sie arbeiten also von Anfang an mit der vollstaendigen Oberflaeche und muessen sich bei einem spaeteren Upgrade nicht umgewoehnen. Die mobile App funktioniert im Free-Tarif ebenfalls.

Fuer wen das reicht: Wenn Sie gerade erst gruenden und ein oder zwei Kunden haben. Oder wenn Sie sevDesk ausfuehrlich testen wollen, bevor Sie einen Bezahltarif buchen.

Wo es eng wird: Schon ab dem vierten Kunden im Monat brauchen Sie den Rechnung-Tarif (ab 8,90 EUR/Monat im 24-Monats-Abo). DATEV-Export gibt es im Free-Tarif nicht. Ihr Steuerberater bekommt also keinen direkten Zugang.

Papierkram Free: Am meisten fuer 0 EUR

Papierkram bietet im kostenlosen Tarif mehr als die anderen beiden Anbieter. Unbegrenzte Rechnungen, Zeiterfassung, Projektverwaltung und unbegrenzte Kontakte. Dazu 100 MB Speicher fuer Belege. Fuer einen Gratis-Tarif ist das ungewoehnlich viel.

Besonders fuer Freiberufler ist die integrierte Zeiterfassung interessant. Sie koennen Arbeitszeiten pro Projekt erfassen und daraus direkt Rechnungen generieren. Das spart ein separates Zeiterfassungs-Tool.

Der Haken: Ihre Rechnungen tragen ein Papierkram-Logo. Das sieht unprofessionell aus, besonders bei groesseren Kunden. Und Sie koennen Rechnungen nur als PDF herunterladen, nicht direkt aus der Software versenden. Wer das Logo loswerden will, braucht den S-Tarif ab 8 EUR/Monat (bei jaehrlicher Zahlung).

E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD ist im Free-Tarif nicht enthalten. Seit 2025 gilt die E-Rechnung-Pflicht im B2B-Bereich fuer den Empfang, ab 2028 auch fuer den Versand. Wer darauf angewiesen ist, muss upgraden oder auf sevDesk Free ausweichen.

SumUp Rechnungen: Kostenlos mit Oekosystem

SumUp Rechnungen (ehemals Debitoor) bietet 4 Rechnungen pro Monat kostenlos. Dazu E-Rechnung und GoBD-Konformitaet. Der Tarif richtet sich an Nutzer, die bereits im SumUp-Oekosystem arbeiten: Kartenterminals, Geschaeftskonto oder den SumUp Online-Shop.

Ein Vorteil gegenueber sevDesk Free: Sie bekommen eine Rechnung mehr pro Monat. Ausserdem ist der Einstieg komplett ohne Registrierungshuerde. Wenn Sie bereits ein SumUp-Konto haben, ist der Rechnungsdienst sofort verfuegbar.

Der Nachteil: Bei Online-Zahlungen fallen 2,5 % Transaktionsgebuehren an. Wer ausschliesslich Bankueberweisungen nutzt, zahlt nichts extra. Die Buchhaltungsfunktionen sind schlanker als bei sevDesk oder Papierkram. Wer mehr braucht, findet Details in unserem SumUp Rechnungen Test.

Grenzen kostenloser Software: Was Gratis-Tarife nicht bieten

Die Einschraenkungen der kostenlosen Tarife sind erheblich. Bevor Sie sich fuer einen Gratis-Tarif entscheiden, sollten Sie wissen, was ueberall fehlt:

• Kein DATEV-Export: Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater funktioniert nur manuell. Sie muessen Belege und Daten per E-Mail oder USB-Stick uebergeben.
• Kein automatischer Bankabgleich: Zahlungseingaenge muessen Sie manuell zuordnen. Bei vielen Buchungen kostet das schnell Stunden pro Monat.
• Keine oder eingeschraenkte Belegerkennung: KI-gestuetzte Belegerfassung, die Rechnungen automatisch ausliest, gibt es nur in Bezahltarifen.
• Kein oder stark eingeschraenkter Support: Bei sevDesk Free gibt es keinen persoenlichen Support, bei Papierkram Free nur per E-Mail mit laengerer Wartezeit.
• Keine EUeR und keine USt-Voranmeldung: Die Einnahmen-Ueberschuss-Rechnung und Umsatzsteuer-Voranmeldung muessen Sie separat erstellen oder dem Steuerberater ueberlassen.
• Keine Auswertungen oder BWA: Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Cashflow-Berichte oder Umsatzstatistiken fehlen komplett.
• Keine Mahnungen: Automatische Zahlungserinnerungen gibt es in keinem Gratis-Tarif. Saemige Zahler muessen Sie manuell anschreiben.

Fuer Gruender, die gerade erst anfangen, reichen die kostenlosen Tarife oft fuer die ersten Monate. Sobald das Geschaeft laeuft, werden die Einschraenkungen aber schnell zum Problem. Mehr dazu im Abschnitt zum Umstieg auf einen Bezahltarif weiter unten.

Open-Source-Alternativen: GnuCash und weitere Programme

Neben den Cloud-Loesungen gibt es kostenlose Open-Source-Buchhaltungssoftware. Die bekannteste ist GnuCash. Aber auch Firefly III und Manager.io tauchen in Foren regelmaessig auf. Wie gut passen diese Programme zum deutschen Markt?

GnuCash

GnuCash ist seit ueber 20 Jahren verfuegbar und laeuft auf Windows, macOS und Linux. Es bietet doppelte Buchfuehrung, Kontenplaene und grundlegende Berichtsfunktionen. Kostenlos, ohne Werbung, ohne Datensammlung.

Die Probleme fuer den deutschen Markt: Kein DATEV-Export. Keine GoBD-Garantie. Keine E-Rechnung. Kein deutscher Kontenrahmen (SKR 03/04) ab Werk. Die Oberflaeche wirkt wie aus den fruehen 2000er-Jahren. Und es gibt keinen Support, nur Community-Foren auf Englisch.

Firefly III

Firefly III ist eine webbasierte Open-Source-Loesung, die sich eher als persoenliches Finanztool versteht. Fuer eine gewerbliche Buchhaltung nach deutschen Vorschriften fehlen grundlegende Funktionen: keine Rechnungserstellung, kein Belegmanagement, keine Steuerberichte.

Manager.io

Manager.io bietet eine Desktop-Version kostenlos an. Die Funktionen sind umfangreicher als bei GnuCash, aber auch hier fehlen deutsche Spezifika: kein DATEV, keine GoBD-Zertifizierung, kein deutscher Kontenrahmen.

Unser Fazit zu Open Source: Fuer technisch versierte Nutzer, die ihre Buchhaltung komplett selbst verwalten und die rechtlichen Anforderungen eigenstaendig sicherstellen koennen, ist GnuCash eine Option. Fuer die meisten Selbststaendigen und KMU ist eine Cloud-Loesung mit Gratis-Tarif der sicherere und praktischere Weg.

GoBD-Konformitaet bei Gratis-Software

Die GoBD (Grundsaetze zur ordnungsmaessigen Fuehrung und Aufbewahrung von Buechern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) gelten fuer jedes Unternehmen in Deutschland. Auch fuer Kleinunternehmer und Freiberufler. Wer seine Buchhaltung digital fuehrt, muss diese Anforderungen erfuellen. Eine ausfuehrliche Erklaerung finden Sie auf unserer Seite zur GoBD-konformen Buchhaltung.

Die gute Nachricht: Alle drei Cloud-Gratis-Tarife (sevDesk Free, Papierkram Free, SumUp Rechnungen) erfuellen die GoBD-Anforderungen. Die Software stellt sicher, dass Buchungen unveraenderbar, nachvollziehbar und vollstaendig gespeichert werden. Belege werden revisionssicher archiviert.

Bei Open-Source-Software sieht es anders aus. GnuCash liefert keine GoBD-Zertifizierung mit. Sie muessten eine eigene Verfahrensdokumentation erstellen und nachweisen, dass Ihre Installation die Anforderungen erfuellt. In der Praxis scheitert das an der fehlenden revisionssicheren Archivierung und der Aenderbarkeit von Buchungen.

Laut Statistischem Bundesamt gibt es in Deutschland rund 3,4 Millionen Unternehmen. Fuer alle gilt: Wer die GoBD nicht einhaealt, riskiert bei einer Betriebspruefung Zuschlaege und Schaetzungen durch das Finanzamt. Eine konforme Software ist daher keine Kuer, sondern Pflicht.

Kostenlose Testphasen aller Anbieter im Ueberblick

Neben den dauerhaft kostenlosen Tarifen bieten alle relevanten Anbieter zeitlich begrenzte Testphasen mit vollem Funktionsumfang. Sie bekommen Zugang zu allen Premium-Funktionen, ohne Zahlungsdaten hinterlegen zu muessen. Nach Ablauf endet der Test automatisch.

Unser Tipp: Testen Sie Lexware Office und sevDesk parallel. Beide Testphasen laufen unabhaengig voneinander und enden automatisch. So bekommen Sie einen direkten Vergleich der Oberflaechen und Workflows. Details zum Vergleich finden Sie auf unserer Seite Lexware Office vs. sevDesk.

Wann lohnt sich der Umstieg auf einen Bezahltarif?

Die ehrliche Antwort: bei den meisten Selbststaendigen ziemlich schnell. Die kostenlosen Tarife funktionieren gut als Einstieg. Aber sobald Ihr Geschaeft Fahrt aufnimmt, stossen Sie an Grenzen, die Zeit und teilweise auch Geld kosten.

Konkret sollten Sie upgraden, wenn einer dieser Punkte zutrifft:

• Sie stellen regelmaessig mehr als drei bis vier Rechnungen pro Monat
• Ihr Steuerberater arbeitet mit DATEV und erwartet einen digitalen Export
• Sie brauchen automatischen Bankabgleich, weil manuelle Zuordnung zu lange dauert
• Sie wollen Belege per Handy fotografieren und automatisch auslesen lassen
• Die EUeR oder USt-Voranmeldung soll direkt aus der Software kommen
• Sie brauchen professionelle Rechnungen ohne Fremdlogo (bei Papierkram)

Die guenstigsten Bezahltarife im Ueberblick:

Fuer unter 10 EUR im Monat bekommen Sie schon unbegrenzte Rechnungen, DATEV-Export und besseren Support. Das ist weniger als eine Stunde Steuerberater-Honorar. Einen vollstaendigen Preisvergleich bietet unsere Seite zu Buchhaltungssoftware-Kosten.

Datenschutz und Sicherheit bei kostenlosen Tarifen

Auch bei kostenlosen Tarifen gelten die gleichen Sicherheitsstandards wie bei Bezahltarifen. sevDesk und Papierkram betreiben ihre Server in deutschen Rechenzentren. Die Daten sind verschluesselt und DSGVO-konform gespeichert. Es gibt keinen Unterschied in der Sicherheitsarchitektur zwischen Free und Premium.

SumUp speichert Daten innerhalb der EU, nicht ausschliesslich in Deutschland. Fuer die meisten Nutzer ist das unproblematisch, da die DSGVO EU-weit gilt. Wer aber Wert auf einen deutschen Serverstandort legt, ist bei sevDesk oder Papierkram besser aufgehoben.

Was viele vergessen: Wer mit Kundendaten arbeitet, traegt ein Haftungsrisiko. Datenpannen koennen teuer werden. Eine Cyberversicherung schuetzt bei Datenverlust, Hackerangriffen und DSGVO-Verstoessen. Besonders fuer Freiberufler und kleine Unternehmen ist dieser Schutz relevant, weil die finanziellen Folgen einer Datenpanne existenzbedrohend sein koennen.

Und wer als Freelancer Fehler in seiner Arbeit absichern will, findet in der Berufshaftpflichtversicherung die passende Loesung. Fehlerhafte Buchhaltung, verspaetete Lieferungen oder falsche Beratung koennen schnell zu Schadensersatzforderungen fuehren.

Buchhaltungssoftware fuer Startups und Gruender

Gruender stehen vor einer besonderen Situation: Das Budget ist knapp, aber die Anforderungen an eine ordentliche Buchhaltung sind von Tag eins an da. Ein kostenloser Tarif ist hier der logische Einstieg.

Unsere Empfehlung fuer Startups: Beginnen Sie mit Papierkram Free oder sevDesk Free. Testen Sie parallel Lexware Office in der 30-Tage-Testphase. Sobald der Geschaeftsbetrieb laeuft und die Rechnungsanzahl steigt, wechseln Sie in einen Bezahltarif. Der Umstieg ist bei allen Anbietern ohne Datenverlust moeglich.

Fuer Startups mit Investoren ist ausserdem eine D&O-Versicherung (Directors and Officers, Managerhaftpflicht) relevant. Investoren verlangen das haeufig als Voraussetzung fuer eine Finanzierungsrunde.

Fazit: Kostenlos reicht zum Starten, nicht zum Bleiben