Warum die DATEV-Schnittstelle fuer KMU wichtig ist
Die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberater ist in Deutschland stark durch DATEV gepraegt. Das Nuernberger Unternehmen stellt die Software bereit, mit der die Mehrheit der deutschen Steuerberater arbeitet. Wenn Ihre Buchhaltungssoftware keine DATEV-Schnittstelle hat, muessen Sie einen Umweg nehmen: Daten exportieren, per E-Mail verschicken, der Steuerberater tippt sie ab oder importiert sie ueber Konverter.
Das klingt nach einem kleinen Aufwand, summiert sich aber schnell. Bei monatlicher Buchhaltung sind das zwoelf manuelle Uebergaben pro Jahr. Jede Uebergabe birgt das Risiko, dass Buchungen fehlen, Belege vergessen werden oder Zuordnungen nicht stimmen. Der Steuerberater muss dann nachfragen, Sie muessen nachliefern. Am Ende dauert die Monatsabrechnung laenger als noetig, und das Honorar des Steuerberaters steigt.
Mit einer funktionierenden DATEV-Schnittstelle laeuft dieser Prozess deutlich schlanker. Ihre Buchungen landen im System der Kanzlei. Der Steuerberater prueft, korrigiert bei Bedarf und erstellt Auswertungen. Kein Abtippen, keine Doppelarbeit, weniger Rueckfragen. Laut Bitkom setzen inzwischen ueber 80 Prozent der kleinen und mittleren Unternehmen auf digitale Werkzeuge in der Buchhaltung. Die DATEV-Schnittstelle ist dabei ein zentraler Baustein.
Besonders fuer Freiberufler und kleine Unternehmen ist das relevant. Wer seine Buchhaltung selbst erledigt und nur die Steuererklaerung abgeben laesst, profitiert von einer automatisierten Datenuebertragung. Wer die Buchhaltung komplett an die Kanzlei auslagert, braucht eine Loesung, bei der der Steuerberater direkt auf die Daten zugreifen kann.
Wie funktioniert die DATEV-Schnittstelle?
Hinter dem Begriff DATEV-Schnittstelle verbergen sich verschiedene technische Wege. Der gemeinsame Nenner: Buchungsdaten aus Ihrer Software werden in ein Format umgewandelt, das DATEV-Systeme lesen koennen. Doch die Art der Uebertragung unterscheidet sich deutlich.
DATEV-Exportformat
Das DATEV-Exportformat ist ein standardisiertes CSV-Format mit festgelegten Feldern. Es enthaelt Buchungssaetze mit Kontonummer, Gegenkonto, Betrag, Buchungstext und Belegdatum. Ihre Software erzeugt diese Datei, und der Steuerberater importiert sie in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Mittelstand pro.
Der Ablauf ist unkompliziert: Sie klicken in Ihrer Software auf "DATEV-Export", waehlen den Zeitraum und laden die Datei herunter. Dann schicken Sie die Datei per E-Mail oder ueber ein sicheres Portal an die Kanzlei. Der Steuerberater importiert die Daten und prueft sie.
Der Nachteil: Sie muessen daran denken, regelmaessig zu exportieren. Vergessen Sie einen Monat, fehlen dem Steuerberater die Daten. Ausserdem werden Belege nicht automatisch mitgeliefert. Sie muessen Rechnungen und Quittungen separat uebergeben, entweder digital oder als Scan.
Buchungsdatenservice (BDS)
Der Buchungsdatenservice geht einen Schritt weiter. Hier werden die Daten nicht manuell exportiert, sondern automatisch an das DATEV-Rechenzentrum uebertragen. Ihre Software sendet die Buchungen im Hintergrund, und der Steuerberater findet sie in seinem DATEV-System vor.
Der Vorteil gegenueber dem manuellen Export: Sie muessen nichts tun. Die Daten fliessen automatisch, meistens taeglich oder in regelmaessigen Intervallen. Das reduziert Fehler und stellt sicher, dass der Steuerberater immer aktuelle Zahlen hat. Bei Lexware Office und sevDesk ist der BDS in den hoeheren Tarifen verfuegbar.
DATEV Unternehmen online
Die engste Form der Zusammenarbeit. Bei DATEV Unternehmen online arbeiten Sie und Ihr Steuerberater auf derselben Plattform. Sie laden Belege hoch, ordnen sie zu und erfassen Buchungen. Der Steuerberater sieht alles in Echtzeit, prueft und korrigiert direkt im System.
Hier gibt es keinen Export und keinen Import. Beide Seiten arbeiten in einem System. Das ist die beste Loesung, wenn Ihr Steuerberater viele Buchungen fuer Sie erledigt und Sie eine enge, laufende Zusammenarbeit pflegen. Der Nachteil: DATEV Unternehmen online ist weniger intuitiv als moderne Cloud-Loesungen, und die Kosten laufen ueber den Steuerberater.
Welche Software bietet DATEV-Export?
Die meisten etablierten Buchhaltungsprogramme bieten eine DATEV-Schnittstelle. Allerdings unterscheiden sich Umfang und Qualitaet. Die folgende Tabelle zeigt, welche Funktionen die einzelnen Anbieter in welchem Tarif bereitstellen.
| Merkmal | Software | DATEV-Export | BDS | Steuerberater-Portal | Ab Tarif |
|---|---|---|---|---|---|
| Lexware Office | L-Tarif (21,90 EUR) | ||||
| sevDesk | Rechnung (8,90 EUR) | ||||
| BuchhaltungsButler | Alle Tarife | ||||
| FastBill | Eingeschraenkt | Pro-Tarif | |||
| Papierkram | M-Tarif (16 EUR) | ||||
| Billomat | Business-Tarif | ||||
| DATEV Unternehmen online | Native | Native | Native | Ueber Kanzlei |
sevDesk bietet den guenstigsten Einstieg mit DATEV-Export und Steuerberater-Portal ab 8,90 EUR/Monat im 24-Monats-Abo. Wer den vollen Buchungsdatenservice moechte, muss bei sevDesk den Buchhaltung-Tarif waehlen. Lexware Office bietet BDS und Steuerberater-Portal ab dem L-Tarif fuer 21,90 EUR/Monat.
BuchhaltungsButler hat DATEV in allen Tarifen, ist aber mit 24,95 EUR/Monat teurer als die beiden Marktfuehrer. Dafuer bietet die Software erweiterte Automatisierungsfunktionen fuer die Belegverarbeitung, die gerade bei hohem Belegvolumen Zeit sparen.
FastBill und Papierkram bieten DATEV-Export, aber keinen Buchungsdatenservice. Wer automatische Datenuebertragung braucht, muss hier auf einen anderen Anbieter wechseln. Einen ausfuehrlichen Vergleich der beiden beliebtesten Loesungen finden Sie unter Lexware Office vs. sevDesk.
DATEV-Export vs. direkter Steuerberater-Zugang
Neben dem klassischen DATEV-Export ueber Dateien bieten die meisten Cloud-Loesungen ein eigenes Steuerberater-Portal. Ihr Steuerberater bekommt einen separaten Login und kann Buchungen, Belege und Auswertungen direkt in Ihrer Software einsehen. Beide Wege haben Vor- und Nachteile.
DATEV-Export: Vorteile und Grenzen
Der DATEV-Export ist der Weg, den praktisch jeder Steuerberater kennt. Die Kanzlei arbeitet in ihrem gewohnten DATEV-System und importiert Ihre Daten dort. Das bedeutet: Der Steuerberater muss sich nicht in eine neue Software einarbeiten. Gleichzeitig ist der Prozess weniger direkt. Zwischen Ihrer Buchung und der Verarbeitung in der Kanzlei liegt immer ein Uebertragungsschritt.
Steuerberater-Portal: Vorteile und Grenzen
Beim Steuerberater-Portal sieht die Kanzlei Ihre Daten in Echtzeit. Kein Warten auf den naechsten Export, keine veralteten Zahlen. Der Steuerberater kann direkt in Ihrer Software Korrekturen vornehmen, Belege kommentieren und Fragen stellen. Das beschleunigt die Kommunikation erheblich.
Der Nachteil: Nicht jeder Steuerberater moechte mit einem zusaetzlichen System arbeiten. Manche Kanzleien bevorzugen weiterhin den DATEV-Import, weil sie dort alle Mandanten in einem System verwalten. Bevor Sie sich fuer einen Anbieter entscheiden, sollten Sie mit Ihrer Kanzlei absprechen, welchen Weg sie bevorzugt.
Kombinationsmodell
Viele Unternehmen nutzen beide Wege parallel: den automatischen Buchungsdatenservice fuer die laufende Datenuebergabe und das Steuerberater-Portal fuer direkte Abstimmungen waehrend des Jahresabschlusses. Bei Lexware Office und sevDesk ist diese Kombination in den hoeheren Tarifen enthalten.
Kosten der Steuerberater-Anbindung
Die DATEV-Schnittstelle ist bei allen Cloud-Anbietern im jeweiligen Tarif enthalten. Eine separate Gebuehr fuer die Schnittstelle gibt es nicht. Die entscheidende Frage ist: Ab welchem Tarif ist der DATEV-Export verfuegbar, und welche Funktionen (BDS, Steuerberater-Portal) sind enthalten?
- sevDesk Rechnung: Ab 8,90 EUR/Monat (24 Monate). DATEV-Export und Steuerberater-Zugang enthalten. BDS ab dem Buchhaltung-Tarif (17,90 EUR/Monat).
- Papierkram M: Ab 16 EUR/Monat (jaehrlich). Nur DATEV-Export, kein BDS, kein Steuerberater-Portal.
- Lexware Office L: Ab 21,90 EUR/Monat. DATEV-Export, BDS und Steuerberater-Portal enthalten.
- BuchhaltungsButler: Ab 24,95 EUR/Monat. DATEV in allen Tarifen, inklusive BDS.
Indirekte Kosten: Steuerberater-Honorar
Neben den Software-Kosten spielt das Steuerberater-Honorar eine Rolle. Eine gute DATEV-Anbindung reduziert den Aufwand in der Kanzlei. Weniger manuelle Arbeit bedeutet weniger Stunden auf der Rechnung. Steuerberater rechnen in der Regel nach Zeitaufwand oder nach der Steuerberaterverguetungsverordnung (StBVV) ab.
Wenn Ihre Daten sauber und automatisiert in der Kanzlei ankommen, spart der Steuerberater Zeit bei der Aufbereitung. Das wirkt sich direkt auf Ihr Honorar aus. Unternehmen, die von manueller Uebergabe auf Buchungsdatenservice umstellen, berichten haeufig von einer spuerbaren Reduzierung der monatlichen Steuerberater-Kosten.
DATEV Unternehmen online: Kosten ueber den Steuerberater
Bei DATEV Unternehmen online laufen die Kosten ueber die Kanzlei. Der Steuerberater zahlt die DATEV-Lizenz und gibt die Kosten an Sie weiter, meistens als Teil des monatlichen Honorars. Die genauen Betraege variieren je nach Kanzlei und Leistungsumfang. Fragen Sie Ihren Steuerberater nach einer transparenten Aufstellung, damit Sie die Gesamtkosten vergleichen koennen.
E-Rechnung und Steuerberater: Was sich 2025 geaendert hat
Seit Januar 2025 muessen alle B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen koennen. Ab 2027 wird die Pflicht erweitert: Unternehmen mit ueber 800.000 EUR Vorjahresumsatz muessen E-Rechnungen dann auch versenden. Ab 2028 gilt die Versandpflicht fuer alle Unternehmen. Die Details regelt das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ zur E-Rechnung.
Fuer die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater bedeutet das: Eingehende E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD muessen verarbeitet, archiviert und an die Kanzlei weitergegeben werden. Wenn Ihre Software das automatisch erledigt und die Daten per DATEV-Schnittstelle uebertraegt, entfaellt ein zusaetzlicher manueller Schritt.
Alle grossen Cloud-Anbieter unterstuetzen XRechnung und ZUGFeRD. Wer noch mit einer aelteren Desktop-Loesung arbeitet, sollte pruefen, ob die E-Rechnungsverarbeitung funktioniert und ob die DATEV-Schnittstelle E-Rechnungsdaten korrekt uebertraegt.
Ausfuehrliche Informationen zur E-Rechnungspflicht und den GoBD-Anforderungen finden Sie in unserem separaten Ratgeber. Dort erklaeren wir auch die Uebergangsfristen und die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung.
DATEV Unternehmen online: Die Alternative zur Cloud-Software
Nicht jeder braucht eine separate Buchhaltungssoftware. DATEV Unternehmen online ist eine Plattform, auf der Sie und Ihr Steuerberater gemeinsam arbeiten. Sie laden Belege hoch, ordnen sie zu und erfassen grundlegende Buchungen. Der Steuerberater erledigt die fachliche Buchfuehrung direkt im System.
Der groesste Vorteil: Es gibt keinen Medienbruch. Alles laeuft in einem System, kein Export, kein Import. Der Steuerberater hat jederzeit den aktuellen Stand und kann Auswertungen in Echtzeit erstellen. Fuer Unternehmen, die die Buchhaltung weitgehend an die Kanzlei auslagern, ist das oft die beste Loesung.
Die Nachteile: DATEV Unternehmen online ist in der Bedienung weniger intuitiv als Lexware Office oder sevDesk. Die Belegerkennung funktioniert, aber die Oberflaeche wirkt im Vergleich zu modernen Cloud-Loesungen altmodisch. Wer seine Buchhaltung groesstenteils selbst erledigen will und nur den Jahresabschluss abgibt, ist mit einer eigenstaendigen Cloud-Software besser beraten.
Datenschutz und Sicherheit bei der Datenuebertragung
Bei der DATEV-Anbindung werden Finanzdaten uebertragen: Umsaetze, Kontobewegungen, Rechnungsbetraege, Kundennamen. Diese Daten muessen verschluesselt und sicher uebertragen werden. Alle genannten Cloud-Anbieter nutzen TLS-verschluesselte Verbindungen und speichern Daten in deutschen Rechenzentren.
Der DATEV-Buchungsdatenservice uebertraegt Daten ueber das DATEV-Rechenzentrum in Nuernberg, das zu den sichersten IT-Infrastrukturen in Deutschland gehoert. Das DATEV-Exportformat als Datei birgt ein gewisses Risiko, wenn es unverschluesselt per E-Mail verschickt wird. Nutzen Sie in diesem Fall ein sicheres Upload-Portal oder verschluesseln Sie die Datei vor dem Versand.
Wer als Selbststaendiger oder Unternehmer mit sensiblen Kundendaten arbeitet, sollte ueber eine zusaetzliche Absicherung nachdenken. Eine Cyberversicherung fuer KMU schuetzt bei Datenpannen, IT-Sicherheitsvorfaellen und den Kosten einer Datenschutzverletzung. Gerade fuer Freiberufler, die Mandantendaten verarbeiten, ist das ein relevantes Thema.
Bei Fehlern in der eigenen beruflichen Taetigkeit hilft die Berufshaftpflichtversicherung. Wenn beispielsweise durch einen fehlerhaften Datenexport ein finanzieller Schaden bei einem Kunden entsteht, greift diese Versicherung. Weitere Informationen dazu finden Sie auch in unserem Ratgeber zur digitalen Buchhaltung.
Tipps fuer die Umstellung auf eine DATEV-Schnittstelle
Wenn Sie bisher Daten manuell an den Steuerberater uebergeben haben, lohnt sich die Umstellung auf eine automatisierte DATEV-Anbindung. Damit der Wechsel reibungslos funktioniert, sollten Sie folgende Punkte beachten:
- Steuerberater einbinden: Sprechen Sie vor der Softwarewahl mit Ihrer Kanzlei. Klaeren Sie, ob die Kanzlei BDS oder DATEV Unternehmen online bevorzugt. Manche Steuerberater haben Praeferenzen fuer bestimmte Software.
- Kontenrahmen abstimmen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software und die Kanzlei denselben Kontenrahmen verwenden (in der Regel SKR 03 oder SKR 04). Eine Abweichung fuehrt zu Fehlern beim Import.
- Altdaten migrieren: Wenn Sie die Software wechseln, muessen die Buchungen des laufenden Geschaeftsjahres uebernommen werden. Die meisten Anbieter bieten einen Import-Assistenten oder unterstuetzen Sie beim Umzug. Mehr dazu in unserem Ratgeber zum Wechsel der Buchhaltungssoftware.
- Testexport durchfuehren: Bevor Sie die Schnittstelle produktiv nutzen, erstellen Sie einen Testexport und lassen Sie den Steuerberater pruefen, ob alle Daten korrekt ankommen.
- Beleguebergabe klaeren: Der DATEV-Export uebertraegt Buchungssaetze, aber nicht immer die zugehoerigen Belege. Klaeren Sie, ob Belege ueber das Steuerberater-Portal, per Upload oder als separater Export uebergeben werden.
Kostenlose Buchhaltungssoftware und DATEV
Wer nach kostenloser Buchhaltungssoftware sucht, wird bei der DATEV-Schnittstelle enttaeuscht. Kostenlose Tarife von sevDesk, Lexware Office oder Papierkram enthalten in der Regel keinen DATEV-Export. Der Grund: Die DATEV-Anbindung ist eine Funktion, die Steuerberater-Zusammenarbeit voraussetzt. Das ist ein kostenpflichtiges Feature.
Wer die Buchhaltung komplett ohne Steuerberater erledigt, braucht keine DATEV-Schnittstelle. Wer jedoch spaeter einen Steuerberater hinzuziehen moechte, sollte von Anfang an einen Tarif waehlen, der den DATEV-Export enthaelt. Ein spaeterer Wechsel des Tarifs ist bei Cloud-Anbietern unkompliziert, aber die Daten muessen eventuell nachtraeglich uebertragen werden.
Fazit: Die richtige Schnittstelle spart Geld und Nerven
Eine funktionierende DATEV-Anbindung reduziert den Aufwand beim Steuerberater. Weniger Stunden in der Kanzlei bedeuten weniger auf der Rechnung.
Fuer Unternehmen, die ihre Buchhaltung selbst erledigen und nur die Steuererklaerung abgeben, reicht der DATEV-Export. Wer laufend mit der Kanzlei zusammenarbeitet, sollte den Buchungsdatenservice oder ein Steuerberater-Portal nutzen. Und wer die Buchhaltung komplett auslagert, faehrt mit DATEV Unternehmen online am besten.
Der guenstigste Einstieg mit DATEV ist sevDesk ab 8,90 EUR/Monat. Wer maximale Automatisierung und BDS moechte, findet bei Lexware Office ab 21,90 EUR/Monat eine vollstaendige Loesung.
Den passenden Anbieter fuer Ihre Anforderungen finden Sie in unserem ausfuehrlichen Buchhaltungssoftware-Vergleich 2026.
Eine digitale Verbindung zwischen Ihrer Buchhaltungssoftware und dem DATEV-System Ihres Steuerberaters. Sie exportieren Buchungen und Belege, der Steuerberater importiert sie direkt. Das spart doppelte Dateneingabe und reduziert Fehler bei der Uebergabe.
Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, ist eine DATEV-Schnittstelle dringend empfehlenswert. Ohne muessen Sie Daten manuell uebergeben, per Ordner, USB-Stick oder einzelne CSV-Exporte. Das kostet Zeit, produziert Fehler und erhoeht das Risiko fuer Unstimmigkeiten bei der Steuererklaerung.
Beim DATEV-Export erstellen Sie manuell eine Datei und schicken sie dem Steuerberater. Beim Buchungsdatenservice (BDS) laeuft der Transfer automatisch im Hintergrund: Ihre Buchungen landen direkt im DATEV-System der Kanzlei, ohne dass Sie aktiv exportieren muessen. Der BDS spart Zeit und vermeidet vergessene Exporte.
DATEV Unternehmen online ist der Standard fuer die engste Zusammenarbeit mit der Kanzlei. Bei Cloud-Software bieten Lexware Office und sevDesk die umfassendsten DATEV-Funktionen, einschliesslich Buchungsdatenservice und Steuerberater-Portal. sevDesk hat DATEV bereits ab dem guenstigsten Bezahltarif.
Die DATEV-Schnittstelle ist bei den meisten Anbietern im Tarif enthalten. Bei sevDesk ab dem Rechnung-Tarif (8,90 EUR/Monat im 24-Monats-Abo), bei Lexware Office ab dem L-Tarif (21,90 EUR/Monat). Separate Kosten fuer die Schnittstelle selbst fallen in der Regel nicht an. Indirekte Kosten koennen durch Steuerberater-Honorare entstehen, wenn die Kanzlei DATEV Unternehmen online abrechnet.
Ja, die meisten Cloud-Anbieter bieten einen separaten Steuerberater-Zugang. Ihr Steuerberater loggt sich ein und sieht Ihre Buchungen, Belege und Auswertungen in Echtzeit. Bei Lexware Office, sevDesk und BuchhaltungsButler ist das in den Bezahltarifen enthalten. FastBill bietet diesen Zugang nur eingeschraenkt an.
Seit Januar 2025 muessen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen koennen. Wenn Ihre Software eingehende E-Rechnungen automatisch archiviert und per DATEV-Schnittstelle an den Steuerberater weitergibt, entfaellt ein manueller Arbeitsschritt. Ab 2027 muessen Unternehmen mit ueber 800.000 EUR Umsatz E-Rechnungen auch versenden. Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird dadurch digitaler.
Teilweise. Aeltere Desktop-Loesungen wie Lexware Financial Office bieten DATEV-Export als Dateiexport an. Der automatische Buchungsdatenservice und der Echtzeit-Zugang fuer den Steuerberater funktionieren allerdings nur mit Cloud-Loesungen. Wenn Ihnen automatische Datenuebertragung wichtig ist, sollten Sie auf eine Cloud-Software umsteigen.